Как быть продуктивным на работе: правила тайм-менеджмента

Зачем нужен корпоративный тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это подход к управлению временем с помощью разных техник и методов. Он нужен прежде всего для того, чтобы доводить поставленные задачи и проекты до конца, при этом соблюдать сроки. Грамотно выстроенная система тайм-менеджмента на работе позволяет сотрудникам быть эффективными, выполнять большее количество задач за меньшее время. Благодаря этому компания может добиваться целей быстрее, чем конкуренты.

Косвенные положительные эффекты от внедрения системы тайм-менеджмента:

• Повышение качества работы. Сотрудники, которые вынуждены трудиться в спешке, могут допускать просчеты. Специалисты, работающие в комфортном ритме, спокойно решают задачи одну за другой и ошибаются реже.
• Рост имиджа компании. Когда задачи закрываются в срок, клиенты вовремя получают товары и услуги, растет их удовлетворенность, а вместе с ней — конкурентоспособность компании.
• Уменьшение уровня стресса. Работа в авральном режиме плохо влияет на эмоциональный фон сотрудников, их психологическое и физическое состояние, а это сказывается на продуктивности.
• Улучшение атмосферы в коллективе. Тайм-менеджмент помогает грамотно делегировать, определять зоны ответственности каждого сотрудника, четко следовать приоритетности дел и организовать слаженную работу в команде — это сплачивает работников.

Тайм-менеджмент хорошо работает на продуктивность в связке с мерами поддержки сотрудников. Например, медицинским страхованием. Полисы решают сразу несколько задач: помогают коллективу быстро и с комфортом получать медицинскую помощь, показывают заботу о сотрудниках и избавляют работодателя от непредвиденных расходов из-за больничных работников.

Кто отвечает за тайм-менеджмент на работе

Обычно подобные инициативы реализует руководитель. Он анализирует проблемы с постановкой задач, планированием, расстановкой приоритетов, распределением нагрузки, качеством работы. А затем подбирает и тестирует методы тайм-менеджмента, которые должны с ними справиться.

Иногда система управления временем внедряется снизу. Специалисты, которые страдают от неорганизованности рабочего процесса, сами изучают тайм-менеджмент, пробуют в работе разные техники и практики.

Как руководителю внедрить корпоративный тайм-менеджмент

Разработка и внедрение действенной системы управления временем на работе — сложный и многоэтапный процесс. Вам предстоит.

1. Проанализировать, как обстоят дела с тайм-менеджментом у персонала. Лучше всего спросить специалистов, что и почему они не успевают сделать.
2. Устранить причину имеющихся проблем. Например, если авралы на работе регулярно возникают из-за наступления высокого сезона в бизнесе, подумать о найме дополнительных сотрудников на этот период.
3. Определить приоритеты, распределить задачи, спланировать рабочий день — свой и команды, обязательно оставить время на отдых и внезапно возникшие срочные дела.
4. Подобрать инструменты управления временем, которые будут использоваться в работе, разработать стандарты корпоративного тайм-менеджмента и обучить сотрудников.

На этом работа над системой тайм-менеджмента не заканчивается. Важно следить за тем, как все функционирует, анализировать результаты, замечать недостатки нового подхода, менять инструменты, если они окажутся неудобными.

Что делать сотрудникам, если руководитель бездействует

Если на работе регулярно приходится засиживаться допоздна, причина может быть как в неэффективном управлении, планировании и постановке задач, так и в неправильном подходе к управлению личным временем. Проблемы из первой группы без подключения руководителя не решить, а с личным тайм-менеджментом разобраться можно. Вот как стать продуктивнее:

• Наблюдайте, куда уходит время. Записывайте все дела, которыми занимались в течение дня, даже нерабочие. Это поможет понять, на какие задачи закладывать больше времени при оценке сроков, и отловить «хронофагов» — поглотителей времени.
• Найдите продуктивное время. Предыдущий этап позволяет узнать, в какие часы вы наиболее эффективны. Используйте их для решения самых сложных и ответственных задач.
• Планируйте дела по работе на день и неделю. Обязательно оставляйте время на форс-мажоры.
• Разбивайте задачи на подзадачи. Мелкие дела проще начать и выполнить до конца, а много вычеркнутых строк в планере мотивируют не останавливаться и способствуют повышению производительности труда.
• Избавляйтесь от того, что отвлекает. Выключайте оповещения в мессенджерах (даже в рабочих, если ваша должность это позволяет), не позволяйте себе полистать ленту в соцсетях или заняться другими делами вне перерывов.

Не забывайте отдыхать — устраивайте перерывы, освобождайте вечера и выходные от задач. Полноценный отдых положительно скажется на качестве и скорости работы.

Как повысить продуктивность: топ-3 метода

Есть много техник и методов тайм-менеджмента. Представляем три известных, эффективных, а главное — простых.

Правило 80/20, или принцип Парето

Этот принцип гласит, что 80% результатов происходят от 20% усилий. И 20% задач, которые вы выполняете в течение дня на работе, приносят 80% продуктивности. Определите эти критические 20% и сфокусируйте на них больше внимания.

Техника Pomodoro

Этот метод тайм-менеджмента предлагает работать 25 минут без перерыва, а затем отдыхать 5 минут. Так, например, можно эффективно освоить новый язык программирования или написать отчет: 25 минут дела, затем 5 минут расслабления.

Одна задача за раз

Многозадачность может вымотать нас быстрее, чем мы думаем. Например, попытка одновременно отвечать на электронные письма по работе, думать над личным вопросом и следить за детьми, вероятно, ускорит наступление усталости.